Fournissez les pièces pertinentes d’entités et d’activité identifiant la véritable organisation, les lieux et la relation entre employeurs. Expliquez les noms ou descriptions incohérents.
Relier le compte rendu organisationnel aux pièces originales
Ne remplacez pas un nom juridique par succursale dans les pièces historiques. Expliquez clairement ce que chaque pièce démontre et précisez les faits de propriété, contrôle ou activité encore à examiner. Rassemblez les pièces dans l’ordre où un lecteur externe les voudrait : ce qu’est chaque société, qui la détient, ce qu’elle fait et comment les deux sont reliées.
En regard de chaque document, inscrivez une ligne indiquant ce qu’il prouve, et soyez franc lorsqu’un document prouve moins que souhaité. Exemple hypothétique : une entreprise d’installation de toits végétalisés fournit une brochure promotionnelle montrant des bureaux dans deux pays sous un même nom. Une brochure montre comment un groupe se présente; elle n’établit ni la propriété, ni le contrôle, ni le fait que l’un ou l’autre bureau fasse affaire.
L’extrait du registre, le registre des actions et les états financiers font ce travail. Lorsque des documents historiques emploient l’ancienne formulation, laissez-les tels quels et ajoutez une courte note explicative sur la terminologie au lieu de réémettre des pièces pour les faire concorder avec une description ultérieure. Un dossier dont les documents se contredisent visiblement appelle une demande de preuves additionnelles, alors qu’un dossier qui explique ses propres incohérences y échappe généralement.
Numérotez les pièces et renvoyez-y depuis l’explication, afin qu’un lecteur qui vérifie une affirmation trouve la preuve qui l’appuie sans avoir à la chercher.