Ne le présumez pas. Utilisez l’avis et la procédure réels tout en documentant le délai interne.
Coordonner honnêtement les deux calendriers
Une permission interne tardive n’est pas davantage de temps accordé par le gouvernement. Suivez demande, preuves accessibles et lacunes sans promettre une fin à date fixe. Réunissez les deux calendriers sur une même page et marquez où ils se heurtent.
D’un côté, la date de l’avis officiel, la période qu’il accorde et la date à laquelle une réponse doit être faite. De l’autre, les étapes internes de l’employeur, la personne qui doit approuver à chacune et le temps réellement écoulé pour chaque approbation. Exemple hypothétique : le comité des dossiers d’un entrepreneur en drainage et en viabilisation de terrains se réunit mensuellement, et la prochaine séance tombe après la date de réponse inscrite à l’avis.
Le savoir maintenant permet trois choses : demander que le dossier soit traité hors du cycle habituel, chercher en parallèle une preuve de remplacement, et poser à l’avocat la question de ce que le processus applicable permet lorsqu’une pièce demeure véritablement en suspens. Le savoir une semaine avant l’échéance n’en permet aucune. Consignez ce qui a été demandé, ce qui peut être fourni et ce qui reste non résolu, et n’affirmez à personne qu’une décision arrivera à une date fixe.
Consignez la date de réception réelle de chaque document plutôt que la date qu’il porte, car une lettre rédigée un mois et transmise un autre laisse un intervalle sur lequel quelqu’un posera des questions.