La mention ne prouve pas leur suffisance. Identifiez le besoin officiel et cherchez accès, preuves ou clarification appropriés.
Répondre sans inventer d’autorité
Cette page n’autorise pas une divulgation irrégulière. Coordonnez avec le détenteur plutôt que prétendre sans preuve les pièces fournies, autorisées ou inutiles. Posez trois questions dans l’ordre.
À qui appartient le document : au demandeur, à l’employeur ou à un tiers comme un client. Quelle restriction s’applique réellement : une clause contractuelle de confidentialité, une obligation propre au client, un devoir légal ou une politique interne qu’une personne en autorité pourrait lever. Et ce qui satisferait la demande sans divulguer du tout la pièce restreinte.
Exemple hypothétique : une firme de consultation en foresterie urbaine indique à un employé que les rapports de projet sont confidentiels et appartiennent aux municipalités qui les ont commandés. Ces rapports peuvent effectivement être restreints, alors que le contrat de l’employé, sa description de poste et ses lettres d’affectation datées ne le sont pas, et ces pièces peuvent répondre au point que la demande vérifiait. Lorsque la pièce restreinte est véritablement la seule source, la réponse consiste à le dire par la voie applicable, à décrire les démarches entreprises et à offrir la meilleure preuve de remplacement disponible.
Ce qui n’est jamais approprié, c’est de qualifier un document d’inaccessible alors que personne ne l’a demandé, ou de fournir une pièce que le demandeur n’a pas le droit de communiquer.