Au-delà de la convention : les résolutions l’autorisant, des actes de vente datés indiquant les numéros de série ou les lignes de stock, les documents d’expédition et de douane pour les biens franchissant la frontière, les changements d’assurance et d’immatriculation, les registres d’immobilisations mis à jour de part et d’autre, ainsi que la preuve de paiement. Les écritures comptables de chaque société doivent correspondre aux documents, non figurer seulement dans un sommaire.
Rapprocher les livres des deux sociétés
Demandez un rapprochement indiquant les actifs sortis, leurs valeurs, leurs dates et leur inscription aux livres américains. Les règles comptables et fiscales peuvent expliquer des différences légitimes de devise ou de valeur; ne forcez pas des chiffres identiques. Résolvez les lacunes avant de vous appuyer sur ces documents et ne présumez pas qu'une lettre professionnelle ultérieure remplacera une preuve manquante.
Exemple hypothétique : une exploitation de fleurs coupées et de vivaces transfère des chambres froides, des tablettes de culture et une liste de clients à une société américaine. Les chambres froides et les tablettes portent des numéros de série et sont accompagnées de documents d’expédition; ce transfert se prouve donc de la manière habituelle. La liste de clients est différente : ce qui la prouve, c’est l’acte de cession, la date à laquelle le vendeur a cessé de servir ces clients et les premières factures que l’acheteur leur a émises.
Demandez au comptable de chaque côté de signer le rapprochement et d’indiquer quel traitement il a appliqué et pourquoi, car une explication obtenue maintenant est bien plus facile à obtenir que la même explication deux ans plus tard auprès d’une personne qui a quitté l’entreprise. Lorsque les deux comptabilités ne peuvent être rapprochées, consignez l’écart et sa cause au dossier plutôt que de présenter un total qu’aucun des deux grands livres n’appuie.