Pour chaque versement : l’échéancier contractuel, l’avis de paiement du payeur, le relevé bancaire montrant le crédit, toute conversion en dollars américains et le paiement sortant vers un fournisseur, un locateur ou le compte de l’entreprise. Les relevés seuls ne suffisent pas; le dossier doit suivre un montant identifiable, de la vente jusqu’à son emploi commercial.
Constituer la piste un paiement à la fois
Numérotez chaque versement et regroupez ses pièces plutôt que d’empiler des relevés. Lorsque la documentation est mince — bien détenu de longue date, acheteur privé, compte fermé —, signalez-le tôt : les éléments manquants peuvent souvent être complétés par des lettres de comptable, des documents fiscaux ou des attestations bancaires plutôt qu’abandonnés. Des traductions peuvent être nécessaires.
Notez quels documents relèvent du dossier d’entreprise et lesquels appuient le récit de financement personnel de l’investisseur. Exemple hypothétique : une flotte d'équipements portatifs de levés géophysiques a été vendue à un acheteur privé qui paie par virement le premier jour de chaque trimestre, et un virement est arrivé d'un compte d'entreprise plutôt que du compte personnel de l'acheteur. Expliquez-le dans le dossier au lieu de laisser le point se découvrir : une courte note identifiant l'entité payeuse, son lien avec l'acheteur et la clause du contrat qui l'autorise.
Constituez chaque versement en une liasse numérotée contenant l'extrait du calendrier, l'avis de paiement, le crédit au relevé, toute conversion et le paiement sortant qu'il a financé. Si un bien plus ancien n'a pas d'acte de vente, une lettre comptable expliquant comment la propriété était consignée, accompagnée des déclarations fiscales pertinentes, pèse habituellement plus qu'une déclaration rédigée aujourd'hui pour les besoins de la cause.