Précisez ce qui a fermé, l’activité maintenue, son lieu et l’entité qui l’effectue. Fournissez les dates pertinentes et les véritables pièces d’activité.
Distinguer les locaux des activités d’entreprise
Une adresse physique n’est qu’une partie du récit. Expliquez la véritable fourniture continue de biens ou services et la structure admissible. Ne présumez pas qu’une nouvelle adresse postale règle la continuité d’activité.
Construisez une courte chronologie appuyée par un document à chaque ligne : la date de la décision, la date d'arrêt des activités à l'adresse, la date de fin du bail et la date de reprise de toute activité à son nouvel emplacement. Des écarts entre ces dates sont normaux et il est plus simple de les expliquer que de les laisser deviner. Indiquez ce qu'est devenu le personnel, car les mouvements d'effectif racontent ce que les adresses taisent : mutations, licenciements et employés maintenus sur la même paie depuis leur domicile.
Exemple hypothétique : l'employeur d'une archiviste des dossiers maîtres de dispositifs quitte un entrepôt mais conserve les dossiers archivés et deux employés qui les tiennent à jour aux termes d'un contrat d'entreposage; ce contrat et ces deux lignes de paie prouvent qu'une fonction d'archivage s'est poursuivie, et les deux sont détenus par les finances plutôt que par le gestionnaire qui rédige la lettre. Numérotez la chronologie et nommez la pièce justificative en regard de chaque entrée, afin qu'un réviseur puisse vérifier une seule ligne sans rouvrir tout le dossier, et indiquez clairement toute date estimée.