Ne cachez pas une entente signée pertinente. Organisez l’historique et expliquez, preuves à l’appui, comment un document ultérieur la modifie ou la remplace.
Rendre la chronologie compréhensible
Conservez les copies signées et datées ainsi que les pièces pertinentes d’acceptation ou de modification. Une contradiction inexpliquée peut être plus difficile à évaluer qu’un changement documenté; ne retenir que les clauses favorables peut déformer l’investissement. Présentez l'historique en une seule liasse indexée, avec une page couverture énumérant chaque version en ordre chronologique, marquée signée, remplacée ou provisoire, et nommant le détenteur de l'original.
Un lecteur qui voit la séquence acceptera un changement qu'un lecteur qui le découvre n'acceptera pas. Lorsqu'un document signé a été remplacé, conservez les deux et décrivez le remplacement, car retirer le premier laisse un trou inexpliqué, pire que la contradiction. Exemple hypothétique : l'investisseur d'une plateforme d'étiquetage électronique des monographies de produits a signé une première entente de souscription, puis une version refondue neuf mois plus tard aux conditions de capital différentes; la liasse montre les deux, précise laquelle l'entreprise tient pour applicable et joint le relevé bancaire qui correspond à l'une d'elles.
Si les deux sont inconciliables au vu des documents, dites-le et demandez à un avocat comment présenter la situation plutôt que de choisir une version. Demandez aussi à l'entreprise son propre index et comparez-le au vôtre, car une version détenue par une seule partie est celle qui risque le plus de refaire surface plus tard.