L'entreprise opérationnelle devrait fournir une lettre nommant la profession inscrite, les tâches, les qualifications exigées et la durée prévue. L'organisation de paie peut confirmer la rémunération, l'administration des avantages sociaux et son propre rôle. Ensemble, elles doivent décrire un arrangement cohérent, non deux versions concurrentes.
Réconcilier les documents avant de s'appuyer sur l'un d'eux
Les incohérences apparaissent facilement ici : un titre au dossier de paie qui diffère de la description du gestionnaire, ou une date de début reflétant l'intégration plutôt que le début prévu du travail. Comparez les documents ligne par ligne et faites corriger les écarts à la source. Un document modifié informellement après coup pèse moins qu'un document émis correctement dès le départ.
Les dates sont l’élément de ces lettres que l’on vérifie le moins. Une description de tâches rédigée pour un poste débutant au trimestre suivant devrait indiquer quand le poste a été approuvé, quand le travail doit commencer et combien de temps il doit durer; un document ne portant qu’une date de signature laisse deviner la durée. Lorsque la confirmation de l’organisation de paie précède de plusieurs mois la lettre de l’entreprise opérationnelle, attendez-vous à ce que la plus ancienne décrive un arrangement qui a depuis évolué.
Demandez une réémission plutôt qu’une annotation. Un document tranche davantage que les lettres : l’entente de services entre les deux entreprises, qui indique en toutes lettres la durée, le mécanisme de renouvellement et la partie qui contrôle l’affectation du professionnel.