Les ordres du jour, décisions documentées, responsabilités et exemples de suivi pertinents peuvent expliquer le travail. Utilisez des pièces authentiques reflétant les activités réelles. Opposez les documents créés dans le cours normal des affaires à ceux réunis une fois le dépôt envisagé. Les agendas, les traces d'approbation et les inscriptions au livre des procès-verbaux rédigés avant que quiconque songe à une pétition ont un poids qu'un résumé écrit après coup ne peut avoir. Notez à quel moment chaque document a été créé et par qui.
Relier la visite à la décision
Indiquez ce que la personne a examiné, décidé ou dirigé et ce que les autres ont exécuté. Conservez les limites et tâches ordinaires plutôt que de choisir seulement des exemples exceptionnels de haut niveau. Expliquez les preuves dans le contexte du poste complet.
Pour chaque décision invoquée, demandez quelle pièce existerait si la décision avait vraiment été prise : une demande d'investissement approuvée, une autorisation d'achat signée, une inscription au livre des procès-verbaux, une évaluation de rendement portant la signature de la personne. Soupesez cela au regard de ce qu'établit un simple ordre du jour de visite, soit une présence et non un pouvoir. Si l'ordre du jour montre la personne présidant une revue, joignez-y la suite : la directive émise et celui qui l'a exécutée.
Les lacunes éclairent aussi l'analyse : un trimestre sans trace décisionnelle derrière un pouvoir régional revendiqué donne à penser que ce pouvoir se trouve ailleurs, et le découvrir en préparation vaut mieux que le découvrir dans une demande de preuves.