Identifiez les besoins du conseiller, de l’organisme de certification pertinent, du régulateur et de l’employeur. Certains peuvent exiger un envoi direct de l’établissement. Confirmez les instructions avant de commander, sans présumer qu’une copie ou évaluation suffit à toutes les démarches.
Suivez la fonction de chaque document
Dressez l’émetteur, le destinataire et la raison de chaque document. Gardez les traductions avec leurs sources. L’acceptation d’un relevé par l’employeur ne prouve pas son acceptation par une certification ou une procédure d’immigration distincte.
Notez le nom exact figurant sur chacune des pièces sur lesquelles le dossier s'appuiera : passeport, certificat de naissance, diplôme, relevés de notes, permis d'exercice s'il y a lieu, références d'emploi antérieures et lettre d'appui de l'employeur. La lettre de l’employeur devrait énoncer la profession telle que la liste la décrit, exposer les tâches professionnelles, préciser la durée du mandat et décrire l’entente entre les parties. Le demandeur devrait également réunir une preuve de citoyenneté canadienne ou mexicaine et les éléments exigés pour la profession choisie au titre de l’ACEUM, y compris une évaluation fiable des diplômes, s’il y a lieu.
La collation du grade est un acte de l'établissement; le relevé de notes est un document produit par la suite, parfois selon un calendrier fixe lié à la publication des notes ou à la cérémonie. Si l’employeur ne peut expliquer les tâches réelles sans s’appuyer sur un avantage de relocalisation, la décision prudente est de corriger le dossier factuel ou de retarder la demande.