Tenez un journal de voyage daté des entrées et des sorties, conservez vos relevés I-94 et les preuves que l’entreprise a continué de fonctionner : paie, rapports de ventes, commandes aux fournisseurs, mouvements bancaires et correspondance de gestion pendant vos absences. Ajoutez la délégation écrite précisant qui détenait l’autorité, ce que cette personne pouvait approuver et ce que vous avez décidé à distance.
Documenter l’autorité déléguée et la continuité des activités
Un renouvellement ou une demande ultérieure regardera en arrière : conservez aussi les preuves d’origine, soit la provenance et le cheminement légal des fonds investis — un simple solde de compte ne suffit pas — de même que les contrats et reçus montrant le capital exposé au risque. Les documents peuvent habituellement être complétés plus tard, mais reconstituer une année de preuves d’exploitation manquantes est long et coûteux. Décidez dès maintenant qui tient le dossier pendant que vous êtes à l’extérieur du pays.
Le registre des actions et les documents constitutifs, le pacte des actionnaires, chaque licence et permis avec son titulaire, le planning des équipements et des véhicules, les contrats en cours et la liste des clients, les créances, les états financiers et déclarations fiscales, les registres de paie et le bail ou l'acte du chantier. Reliez chaque phase d'embauche aux contrats signés, à la demande documentée, aux estimations de la masse salariale et aux prévisions de trésorerie; indiquez clairement les projections qui ne constituent pas des engagements.
Expliquez dons, prêts, ventes d’actifs, dividendes et virements avec leurs documents.