Utilisez des pièces originales : propositions et notes de couverture d’assureurs, certificats d’assurance, factures de primes et confirmations de paiement, demandes de licence et de permis avec reçus de droits, correspondance d’inspection, et soumissions de fournisseurs pour les postes non encore achetés. Une ligne de tableur est un résumé, non une preuve : associez chaque chiffre au document qui le soutient.
Marquer chaque chiffre comme payé, engagé ou soumissionné
Montez le dossier de façon qu’un lecteur voie d’un coup d’œil quels montants ont quitté le compte, lesquels sont dus contractuellement et lesquels demeurent des estimations. Si les fonds proviennent d’un prêteur, conservez le contrat de prêt et la description de la garantie avec les preuves de paiement, car ce qui garantit le prêt influe sur la façon dont les fonds sont perçus. Les lacunes découvertes plus tard peuvent habituellement être comblées : signalez-les maintenant plutôt que de les masquer derrière un total arrondi.
Demandez au vendeur les états financiers de trois ans, la liste des employés avec les salaires, les titres d'équipement, les permis qui doivent être transférés et les conditions de cession du bail, car ces documents alimentent la preuve de la substantielle et de la marginalité. Un bail commercial signé avec des paiements effectués, des factures d’achat de camions, de remorques et d’équipement appariées à des débits bancaires, des dépôts chez des fournisseurs, une assurance commerciale en vigueur, des inscriptions à la paie et les premiers salaires versés satisfont tous à ce critère.