Déterminez avec le conseiller juridique les ententes en vigueur et les obligations contradictoires; un projet non signé devenu caduc ne devrait pas décrire la propriété proposée. Lorsqu’une convention d’actionnaires signée, une résolution ou un mandat bancaire contredit un projet de contrat de société non signé, corrigez le dossier avant le dépôt. Présentez un ensemble cohérent décrivant l’arrangement actuel, avec des modifications datées expliquant le changement plutôt que des pages remplacées en silence.
Montrer le changement plutôt que le dissimuler
Un retrait est un événement d’affaires ordinaire, et une piste documentaire claire vaut généralement mieux qu’une liasse bien rangée qui l’omet. Conservez la démission ou la quittance, l’entente modifiée, la résolution qui l’approuve et tout transfert ou annulation de parts. Mettez à jour les pouvoirs de signature à la banque à la même date.
Si des versions antérieures ont circulé auprès d’un locateur ou d’un prêteur, assurez-vous que leurs copies correspondent à la version en vigueur. Fixez une seule date pour l’ensemble de la correction et inscrivez-la sur chaque acte, de sorte que la convention modifiée, la résolution, l’inscription au registre des actions et le mandat bancaire changent ensemble. Un ensemble de documents modifiés à quatre dates différentes soulève la question de savoir quelle situation était réelle pendant les semaines intermédiaires.
Exemple hypothétique : une entreprise d’approvisionnement en verres dépose son dossier avec une convention d’exploitation modifiée alors que son mandat bancaire nomme toujours l’associé parti comme signataire; c’est le mandat qui sera vérifié. Conservez la lettre de retrait elle-même : l’événement est ordinaire, et c’est le fait de le dissimuler qui paraît inhabituel.