Un rapport pertinent peut aider si la contribution et le raisonnement internes restent compréhensibles. Expliquez les caviardages sans supprimer toute l’information nécessaire.
Conserver l’attribution et le contexte
Distinguez le travail du demandeur des conclusions d’un comité ou d’un autre examinateur. Un rapport portant plusieurs noms ne doit pas être décrit comme son seul travail. Le suivi des modifications, les versions préliminaires et les commentaires intégrés avant qu'un rapport n'atteigne sa forme finale montrent souvent mieux qui a soulevé quel point que le document poli qu'un comité finit par approuver.
Lorsqu'un processus d'examen comporte plusieurs cycles, conservez les versions préliminaires réellement rédigées par le demandeur aux côtés de la version finale, car un rapport achevé tend à fondre l'apport de chacun dans un langage qui semble ne venir de personne en particulier. Des procès-verbaux de réunion ou un journal des affectations peuvent préciser quelles sections ou conclusions relevaient de la responsabilité du demandeur si le rapport lui-même n'attribue pas les sections à des examinateurs précis, et un simple tableau reliant chaque section à son auteur peut accomplir le même travail plus efficacement. Caviarder un rapport pour retirer du contenu confidentiel sans lien avec l'affaire diffère de le caviarder d'une manière qui retire aussi l'attribution nécessaire pour distinguer le raisonnement d'un collaborateur de celui d'un autre, et seul le premier type appuie l'affirmation sous-jacente.
Un rapport final poli, lu seul et sans aucun de ces documents environnants, montre rarement assez pour établir le rôle précis d'une personne.