Gardez le plan initial, la proposition révisée et les preuves des montants, activités, entités et hypothèses touchés. Documentez le motif et l’état réel d’approbation ou de réalisation.
Préserver la comparaison avant-après
Un résumé sans changements sous-jacents peut obscurcir. Ne réécrivez pas l’historique comme si la nouvelle phase avait toujours été financée et ne présentez pas une proposition comme déjà réalisée. Déterminez qui détenait réellement l'autorité d'approuver la réaffectation proposée selon les documents constitutifs de l'entreprise elle-même, qu'il s'agisse d'une décision du gestionnaire, d'un vote parmi les investisseurs ou d'un dépôt auprès de l'organisme administrant le programme, et conservez la preuve que cette approbation a bel et bien été obtenue par ce canal précis.
L'ordre des événements compte : établissez si les fonds ont réellement été déplacés avant ou après l'obtention de l'approbation, car une réaffectation mise en œuvre d'abord puis ratifiée seulement ensuite constitue une situation factuelle différente d'une approbation obtenue bien à l'avance. Lorsque la convention de souscription accorde aux investisseurs un droit de consentement ou d'avis sur un changement important dans l'utilisation du produit, confirmez si ce droit a réellement été déclenché et comment il a été respecté, plutôt que de présumer qu'une décision du seul gestionnaire suffisait. Une méthode de création d'emplois conçue autour de l'activité initialement prévue peut ne plus convenir une fois cette activité modifiée de façon importante; faites donc réévaluer l'analyse économique en fonction de l'activité réellement réaffectée plutôt que de reporter sans changement les chiffres d'origine.