Déposez la réponse elle-même. Une attestation écrite d'indisponibilité de l'autorité émettrice, accompagnée des solutions de rechange nommées par les instructions pour ce pays, constitue la voie normale. Conservez votre demande initiale, la date et la référence. Assemblez le tout en une seule pièce pour que la démarche et son résultat se lisent ensemble.
Regroupez la réponse de l'autorité et les solutions de rechange, dans cet ordre
L'ordre facilite la lecture : votre demande, la réponse de l'autorité, puis la preuve de rechange. Ce que cette preuve peut être — registre religieux ou scolaire, extrait de recensement, déclarations sous serment — dépend entièrement des instructions visant le pays émetteur; citez donc l'instruction sur laquelle vous vous appuyez. Les exigences de traduction et de certification suivent aussi ces instructions : aucun format unique ne convient à tous les cas.
Ce n’est qu’après le contrôle de sécurité que le don au gouvernement des États-Unis d’un montant de US$1 million est demandé. Demandez à l'autorité émettrice de préciser exactement ce qui a été recherché : quel registre, quelles années et quel bureau, afin que la preuve de rechange rassemblée par la suite comble réellement la lacune précise plutôt qu'une lacune devinée. Lorsque la tenue des dossiers pour cette catégorie a été réorganisée ou transférée entre des bureaux à un moment ou un autre, une réponse négative d'un seul bureau peut ne pas refléter ce que détient un bureau antérieur ou successeur, de sorte qu'une seconde demande auprès du bureau de rechange approprié vaut la peine d'être tentée avant de se fier à une seule recherche.