Seul le travail autorisé selon la véritable situation peut être effectué. Faites examiner l’activité prévue et l’autorisation existante avant de commencer l’intervention américaine proposée.
Adapter l’intervention à la démarche examinée
Fournissez la véritable date demandée, les tâches et le statut actuel. Ne présumez pas qu’une courte affectation, une description non rémunérée ou un besoin client urgent rend permis un travail autrement non autorisé. L’activité réelle nécessite un examen.
Enregistrez la date de début L-1B, puisque le total quinquennal commence à courir. Envisagez des solutions à distance avant de présumer qu’une présence physique est nécessaire, comme guider une personne autorisée sur place pendant l’intervention ou fournir une documentation permettant au personnel déjà en place de régler le problème sans que l’employé se déplace. Déterminez qui d’autre dans l’organisation est déjà autorisé à travailler à cet endroit et pourrait raisonnablement s’occuper d’un besoin urgent entretemps, afin que le dossier ne repose pas sur la disponibilité d’une seule personne. Demandez si l’intervention peut raisonnablement attendre que l’autorisation soit obtenue, et documentez honnêtement l’effet opérationnel de cette attente plutôt que de la présenter comme plus urgente qu’elle ne l’est réellement. Conservez un registre écrit de l’arrangement provisoire utilisé, car une solution documentée appuie le compte rendu du travail effectué et non effectué avant l’obtention de l’autorisation. Traitez la solution provisoire comme une question distincte du dossier sous-jacent, afin que la pression de régler un problème immédiat ne façonne pas la préparation du dossier lui-même.