Identifiez les documents et dispositions pertinents à la propriété et au contrôle avec l’examen approprié. Ne divulguez pas indistinctement tous les dossiers familiaux lorsqu’une explication ciblée et suffisante est nécessaire.
Conserver les distinctions entre rôles juridiques
Montrez le fondement du lien invoqué et ses limites ou conditions. Ne traitez pas un bénéficiaire désigné comme détenant automatiquement les pouvoirs d’un fiduciaire ou actionnaire.
La demande doit également comprendre une preuve des organisations apparentées et de l’année continue d’emploi admissible à l’étranger de la personne mutée au cours des trois années précédentes. Les actes de fiducie contiennent souvent des renseignements familiaux ou financiers sans rapport avec le contrôle de l'entité; ne présenter que les dispositions établissant les droits de vote, les pouvoirs de nomination et de révocation et les décisions de distribution, le reste étant résumé ou caviardé par un avocat, garde le dossier centré sur la véritable question. Une lettre récapitulative du fiduciaire ou de l'avocat rédacteur, renvoyant chaque clause pertinente au pouvoir précis qu'elle confère, est souvent plus utile à l'agent que l'acte complet à lui seul. Lorsqu'une partie est caviardée, un court registre décrivant ce qui a été retiré et pourquoi permet au lecteur de confirmer qu'aucun élément pertinent à la question de propriété n'a été omis. Traiter la désignation d'un bénéficiaire et l'octroi de pouvoirs de fiduciaire ou d'actionnaire comme des questions distinctes, chacune appuyée par sa propre clause, évite de donner l'impression qu'un rôle découle automatiquement de l'autre.