Lisez la demande réelle et répondez-y. La rapidité ne rend pas une réponse inexacte ou hors sujet suffisante.
Organiser la réponse selon la communication reçue
Suivez les instructions et toute échéance indiquée, puis obtenez les clarifications nécessaires. Ne présumez pas qu’un retard privé change une date officielle ou qu’un dossier générique garantit une décision favorable.
Conservez l’instruction contestée, votre demande de vérification et toute réponse ensemble. La page officielle décrit l’étape à laquelle les frais de traitement sont payés et celle à laquelle le don est payé. Inscrivez au calendrier l'échéance imprimée dans la demande gouvernementale et continuez de préparer le dossier pour la respecter pendant que la demande de clarification est en suspens. Le contrôle de sécurité doit réussir avant la demande d’un don au gouvernement des États-Unis d’un montant de US$1 million. Consignez la date à laquelle chaque déclaration officielle est lue et relisez-la avant chaque paiement. Une réponse n’est utile que si elle traite chaque élément précis soulevé par la demande; travaillez donc à partir d’une liste point par point plutôt que d’une lettre d’accompagnement générale. Répéter des renseignements déjà au dossier ne remplace pas la clarification particulière demandée, même lorsque les faits sous-jacents sont exacts. Lorsque la demande paraît ambiguë, formulez par écrit votre demande de clarification et envoyez-la avant l’échéance indiquée, plutôt que de deviner en espérant que la supposition soit juste. Une réponse qui ne traite que la portion la plus simple d’une demande à volets multiples demeure incomplète pour les volets laissés sans réponse.