Préparez une brève description écrite de l’aide requise, le numéro de référence et la date du rendez-vous, ainsi que les coordonnées de la personne qui accompagnera. Toute lettre d’un professionnel de la santé traitant devrait décrire le besoin pratique plutôt que d’exposer l’ensemble du dossier médical.
Envoyez une demande sur laquelle le bureau peut agir
Les bureaux donnent suite à des demandes concrètes : un parcours accessible en fauteuil roulant, un interprète dans une langue précise, du temps supplémentaire ou l’autorisation pour un accompagnateur d’entrer. Indiquez le besoin, la date et le numéro de référence dans un seul message, et conservez une copie de l’envoi et de toute réponse. Si le bureau ne confirme rien, relancez avant la date plutôt que de présumer que la mesure sera en place.
Un seul message, une seule page, un seul numéro de référence : voilà la forme qui fonctionne. Commencez par la référence et la date du rendez-vous, énoncez l’aide demandée en une phrase par élément, nommez la personne qui accompagnera la personne requérante et indiquez un numéro de téléphone auquel on répondra le jour même. La lettre d’un clinicien, lorsqu’on en utilise une, porte davantage si elle décrit la fonction plutôt que le diagnostic : ce que la personne ne peut faire sans aide, et combien de temps elle peut attendre ou rester debout.
Exemple hypothétique : un entomologiste transmet un résumé médical détaillé sans énoncer le besoin pratique, et le bureau répond en demandant quelle aide est réellement demandée, ce qui coûte une semaine. Conservez au même endroit le message envoyé, la réponse et toute référence attribuée à la demande, à l’écart des documents de citoyenneté, d’emploi et de qualification, qui sont lus dans un tout autre but.