Gardez les instructions officielles, la correspondance bancaire pertinente et les détails des opérations, notamment la référence reliant le paiement à la demande.
Permettre le rapprochement des paiements
Distinguez le virement proposé de celui qui est terminé et conservez la confirmation officielle disponible. Une capture d’un virement programmé ne prouve pas que les autorités ont reçu et attribué le don au bon dossier. Trois documents existent pour chaque virement, créés à trois moments différents par trois parties différentes.
L’instruction est ce que la personne a demandé à la banque de faire. L’avis d’exécution est ce que la banque a fait, avec sa propre référence, la date de valeur, le montant réellement sorti et le montant réellement arrivé. La confirmation est ce que le processus destinataire déclare avoir reçu et rattaché.
Exemple hypothétique : une capture d’écran d’un virement planifié est classée comme preuve de paiement, le virement est ensuite rejeté pour une erreur de format dans le champ de référence, et personne ne s’en aperçoit pendant des semaines parce que le dossier paraît complet. Demandez à la banque l’avis officiel plutôt que de vous fier à l’affichage d’une application, reproduisez la référence exactement comme les instructions la prescrivent plutôt que comme la longueur du champ bancaire le voudrait, et conservez ensemble les trois documents de chaque opération afin que chacun puisse être vérifié par les deux autres.