Les relevés bancaires et de traitement des paiements, les registres de paie ou de contractuels, le bail signé et les comptes de services publics, les factures de fournisseurs, les déclarations fiscales déjà produites, ainsi que des photographies des locaux et de l’équipement en usage. Ensemble, ils montrent une véritable entreprise commerciale en exploitation plutôt qu’un projet. Les documents constitutifs seuls n’établissent pas ce point.
Tenir un dossier distinct pour le second site
Attribuez à chaque facture le local concerné et conservez les pièces d'expansion à côté du calendrier de ses conditions. Joignez l'actionnariat et les preuves de citoyenneté nécessaires pour la nationalité de l'entreprise, dont le seuil d'au moins cinquante pour cent applicable. Signalez les pièces absentes et faites vérifier leur importance avant de transmettre le dossier plutôt que promettre un complément ultérieur.
Classez les documents selon ce que chacun prouve, car une liasse organisée par type de document dissimule des lacunes qu’une liasse organisée par proposition met au jour. L’existence d’une société se prouve par les documents constitutifs, et rien d’autre n’en découle. L’activité commerciale se prouve par les relevés de traitement des paiements et les mouvements bancaires sur des mois consécutifs.
L’emploi se prouve par les registres de paie et les versements. Les locaux se prouvent par le bail, les comptes de services publics et des photographies datées de l’équipement en usage. Exemple hypothétique : un dossier s’ouvre sur des certificats de constitution et un plan d’affaires, et la personne qui l’examine parvient à la fin sans avoir vu un seul mois de ventes; l’entreprise est peut-être bien réelle, mais rien dans la liasse ne le démontre.
Énumérez ensuite ce qui manque, dites pourquoi et indiquez quand cela pourra être produit. La preuve de propriété et de citoyenneté appuyant la nationalité de l’entreprise mérite son propre onglet, puisqu’elle répond à une question sur la société plutôt que sur le commerce.