Examinez si l’écart découle d’une erreur, d’une autre période ou d’un autre problème de fond. Expliquez-le avec les pièces appropriées.
Ne pas choisir discrètement le chiffre préféré
Gardez la chronologie pertinente et identifiez la correction faisant autorité lorsqu’elle est établie. Ne modifiez pas vous-même un relevé et n’affirmez pas sans preuve que le premier chiffre était une simple coquille. Placez les deux versions côte à côte et décrivez l’écart par écrit avant de demander à quiconque de l’interpréter : le document, le champ, le montant antérieur, le montant ultérieur et ce que l’on sait de chacun.
Adressez-vous ensuite à l’institution qui a émis les deux, demandez laquelle fait foi et pourquoi, et conservez la réponse. Exemple hypothétique : le relevé de remplacement d’un distributeur d’équipement d’entretien des arbres montre une entrée de fonds plus élevée que la première copie parce que l’original avait été produit à partir d’un système provisoire avant la comptabilisation d’un ajustement de fin de mois. Cette explication est vérifiable et peut être appuyée par la confirmation de l’institution elle-même.
Lorsqu’aucune explication de ce genre n’est disponible, dites-le franchement et soumettez les deux versions avec la chronologie, car un écart divulgué se lit tout autrement qu’un écart découvert. Ne modifiez jamais l’un ou l’autre document, ne présentez jamais un résumé à la place des pièces sous-jacentes, et ne qualifiez pas un écart d’erreur typographique à moins qu’une personne ayant autorité sur le registre ne l’ait affirmé. Lorsque l’institution refuse de se prononcer sur l’écart, consignez la demande, le refus et sa date, et présentez le tout avec les deux versions plutôt que de qualifier vous-même la pièce.