Repérez d’abord les preuves pertinentes et convenez des pièces et de leur traitement appropriés. Des archives complètes peuvent contenir des documents inutiles ou confidentiels. Délimitez la collecte selon le fait que chaque document doit établir. Une demande visant tout, auprès de toutes les équipes, engendre du volume, des coûts et un problème de confidentialité, et elle enfouit la poignée de pièces qui portent réellement l'argument. Faites d'abord énoncer les propositions par le conseiller, puis ne demandez à chaque équipe que ce qui en démontre une.
Définir le travail de collecte
Demandez quel fait chaque demande doit démontrer et qui peut le fournir. Distinguez les honoraires et coûts de traduction des frais officiels. Le nombre d’équipes ou de documents ne détermine pas si les connaissances spécialisées sont établies.
La dépense qui surprend est le caviardage. Les documents confidentiels des clients, les renseignements personnels et les documents de conception sensibles sur le plan commercial doivent tous être examinés avant de sortir de l'entreprise, et cet examen se facture sur un volume que quelqu'un a choisi sans rigueur. Convenez des règles de traitement avant la première demande : qui examine, ce qui peut être caviardé et quels documents peuvent être décrits dans une déclaration signée plutôt que produits.
Présentez séparément les honoraires professionnels, la traduction des pièces en langue étrangère et les frais officiels, et confirmez les montants officiels en vigueur auprès de la source officielle plutôt que de reprendre un chiffre cité pour un dossier antérieur. Le volume n'est pas une preuve, et une production abondante peut affaiblir un point pourtant clair.