Fournissez les descriptions pertinentes, les liens hiérarchiques et les exemples réels de décisions. Expliquez le travail délégué et celui conservé personnellement.
Relier l’organigramme aux faits d’activité
Utilisez des pièces exactes montrant le fonctionnement de chaque niveau. Évitez de répéter le même paragraphe général de gestion pour chacun, car la véritable répartition pourrait demeurer inexpliquée. Datez l’organigramme et rapprochez-le, ligne par ligne, du registre de paie du même mois.
Tout nom présent dans l’un et absent de l’autre appelle une phrase d’explication : sous-traitance, personne salariée de services partagés, poste vacant, personne payée par une société affiliée. Joignez à chaque poste de gestion sa description de poste courante avec date de prise d’effet, et au poste de la personne demandeuse, trois décisions datées accompagnées du document que chacune a produit. Évitez de soumettre un même paragraphe générique répété sous chaque case; des descriptions identiques pour des personnes qui font un travail différent indiquent au lecteur que personne n’a vérifié.
Si une description a été réécrite récemment, conservez la version antérieure et notez la date de prise d’effet du changement, car une réécriture non divulguée et datée près du dépôt soulève exactement la question que le dossier vise à clore. Les nombres aident : combien de personnes, dans quelles fonctions, relevant de qui, tirés des registres plutôt que du souvenir. Indiquez également quelle entité détient chaque document, car un groupe qui tient la paie dans une société et les dossiers du personnel dans une autre paraîtra autrement dépourvu de pièces qu’il conserve simplement ailleurs.