Gardez l’approbation réelle, ses conditions, le salarié nommé et la décision prévue pour le don ultérieur. Distinguez-les clairement.
Ne pas élargir l’autorisation dans un résumé
Note budgétaire et pouvoir de transfert peuvent avoir des fonctions différentes. Clarifiez le payeur et les instructions sans présenter une proposition non signée comme décision terminée.
Suivez les instructions réelles et préparez une réponse qui traite clairement la question demandée. Gardez clair le destinataire réel, l’objet et la référence du cas pour chaque paiement. Conservez les documents de compte et de paiement demandés par la procédure officielle. Le document qui régit est la page officielle du programme au jour de la candidature, car ses termes ont déjà été reformulés depuis le lancement et tout résumé secondaire peut être obsolète. Comparez les noms, les références, le montant et le destinataire; conservez le résumé transféré par un conseiller comme correspondance, et non comme source de remplacement. Consignez ce qui a changé et quand, puis utilisez uniquement la méthode de mise à jour prévue dans les instructions officielles actuelles; une feuille de travail privée ne modifie pas un dossier gouvernemental. Ce n’est que lorsque l’examen est terminé que le gouvernement demande au commanditaire d’entreprise d’effectuer, pour l’employé, le don de US$2 million au gouvernement des États-Unis.