Les pièces pertinentes de projet, de formation et de responsabilités peuvent expliquer la contribution de la personne et le savoir en cause. Convenez du traitement approprié des renseignements confidentiels.
Expliquer la pièce avant sa transmission
Précisez sa date, son auteur et sa pertinence. Demandez quels détails sont nécessaires et si un résumé ou un caviardage approprié convient. Un gros dossier n’est pas automatiquement une meilleure preuve, et la confidentialité ne justifie pas une affirmation sans appui.
Déterminez ce que chaque document prouve avant de le demander, car une archive technique constituée sans cette question produit du volume et aucun argument. Trois catégories méritent habituellement leur place : une pièce démontrant que la connaissance existe au sein de l’organisation, comme une procédure, une spécification ou une recette modifiée; une pièce démontrant que la personne la détient, comme un relevé de formation, une mention d’auteur ou une approbation; et une pièce démontrant qu’elle a été appliquée, comme un rapport, une entrée de registre ou une mesure corrective. Exemple hypothétique : le document le plus solide d’une spécialiste des revêtements optiques est une procédure interne de dérogation de deux pages qu’elle a rédigée et signée, et non les centaines de pages de données de procédé qui la sous-tendent.
Convenez de l’approche en matière de confidentialité avec l’entreprise avant que quoi que ce soit ne quitte ses systèmes; un document caviardé accompagné d’une explication de ce qui a été retranché est généralement plus utile qu’un document retenu et décrit de seconde main. Avant chaque demande, demandez-vous si le document ferait encore valoir le point auprès d’un lecteur qui ne connaît rien au secteur; sinon, le dossier a besoin d’une brève explication rédigée par quelqu’un qui s’y connaît.