Gardez le devis original, identifiez sa date et sa source, puis consignez l’écart exact avec les renseignements officiels pertinents.
Conserver l’historique tout en réglant la question actuelle
N’effacez pas le document antérieur au risque de perdre l’explication. Si l’écart touche un dépôt ou un paiement réel, faites-le clarifier par la procédure appropriée au lieu de choisir la version la plus pratique. Déterminez qui a réellement produit chaque version comparée : un chiffre ou une description provenant d'un conseiller, d'un courtier ou d'un autre intermédiaire n'équivaut pas à celui publié par la source gouvernementale officielle, même lorsque les deux portent une date semblable.
Seul le document officiel actuel régit les exigences en vigueur maintenant; une estimation antérieure provenant d'une source non officielle devrait donc être désignée exactement comme telle plutôt que traitée comme une position officielle antérieure qui aurait ensuite changé. Une impression datée ou une copie conservée du document officiel tel qu'il existait au moment de la comparaison évite un différend ultérieur sur la version qui s'appliquait réellement. Lorsque la description antérieure d'un intermédiaire s'avère différente du document actuel du gouvernement lui-même, cet écart révèle quelque chose sur l'exactitude de l'intermédiaire, pas sur le fait que le programme aurait changé deux fois.
Conservez la source de chaque document comme élément de sa propre pièce, pas seulement sa date, afin que la comparaison effectuée porte toujours sur des éléments réellement comparables.