Gardez les documents soumis, les demandes officielles, les paiements et la correspondance établissant l’étape atteinte.
Relier la question au dossier réel
Distinguez les montants prévus ou programmés des paiements terminés. Un dossier clair permet d’examiner la procédure et les modalités financières sans supposer que tout projet préliminaire est devenu un dépôt officiel. Déterminez qui détient réellement le pouvoir de demander l'arrêt d'un dossier : le demandeur, un employeur qui parraine et un représentant autorisé n'ont pas nécessairement la même qualité pour faire cette demande, et confirmer ce point à l'avance évite qu'une demande soit faite par une personne que la procédure officielle ne reconnaît pas comme habilitée à la faire.
Formulez la demande elle-même par écrit, adressée par la voie de contact officielle, plutôt que de la faire verbalement ou par l'intermédiaire d'une personne qui pourrait ne pas la transmettre fidèlement. Notez la date exacte à laquelle la demande d'arrêt a été faite ainsi que la date de toute confirmation reçue en retour, car un écart entre les deux peut lui-même devenir une question plus tard. Conservez une copie de cette demande écrite et de tout accusé de réception reçu, car le dossier peut autrement demeurer formellement ouvert même après que toutes les personnes concernées croient qu'il est terminé.
Lorsque plus d'une personne pourrait plausiblement parler au nom du dossier, entendez-vous à l'avance sur un point de contact unique afin que la procédure officielle reçoive une instruction claire plutôt que des messages contradictoires provenant de différentes personnes.