Utilisez l’approbation et la liste réelles avec les documents juridiques de l’entité d’accueil. Rapprochez les changements de nom ou opérations plutôt que de présumer qu’un nom similaire suffit.
Comparer le dossier approuvé aux faits actuels
Un organigramme interne peut inclure des sociétés ajoutées après l’approbation. Identifiez la différence et faites examiner les démarches requises avant de traiter le schéma comme preuve de couverture. Comparer le nom juridique de l'entité et ses renseignements d'enregistrement tels qu'ils figurent dans le dossier d'approbation avec les mêmes renseignements dans les registres corporatifs actuels permet de détecter le cas où une entité au nom semblable est en fait une formation ultérieure et sans lien.
La seule ressemblance de nom n'est pas fiable, puisqu'un groupe peut renommer une entité existante, fusionner deux entités en une seule, ou en créer délibérément une nouvelle portant un nom familier, et chacun de ces cas laisserait un organigramme interne paraître inchangé alors que les faits juridiques sous-jacents auraient évolué. Une confirmation écrite de la personne ayant traité l'approbation initiale, précisant clairement si la nouvelle entité était couverte ou nécessite son propre dépôt distinct, règle la question de façon plus fiable qu'un organigramme interne ne pourra jamais le faire, aussi officiel que paraisse cet organigramme. Traiter l'organigramme comme un point de départ pour cette vérification, plutôt que comme la réponse elle-même, évite de s'appuyer sur un document qui n'a jamais été conçu pour confirmer une couverture à lui seul.
La date de cette confirmation importe également, puisque les structures de groupe changent et qu'une réponse exacte auparavant pourrait ne plus l'être.