Les relevés mensuels de chaque compte du cheminement des fonds, un grand livre comportant des comptes distincts pour les apports et les prêts de l'actionnaire, le détail des dépôts identifiant chaque crédit, les confirmations de virement, ainsi que les documents personnels démontrant l'origine de l'argent. Les registres de ventes, comme les factures et les rapports de règlement du fournisseur de paiement, doivent se rattacher aux dépôts de revenus, non aux apports.
Rendre chaque dépôt explicable en une ligne
Pour chaque crédit du compte d'exploitation, notez la date, le montant, le payeur et la nature : apport de capital, prêt de l'actionnaire, paiement d'un client, remboursement ou virement interne. Les virements entre les comptes personnels de l'investisseur déplacent le même argent, et les compter deux fois surestime le capital. Lorsque les pièces sont minces, des écritures correctives appuyées peuvent être préparées; les lacunes peuvent habituellement être comblées avant le dépôt.
Délimitez d'abord le travail : combien de mois de relevés, combien de comptes, faut-il modifier des déclarations antérieures, et qui rédigera le récit de provenance et de cheminement. Réconciliez la différence à l'aide des enregistrements de transactions réels et de l'explication du fournisseur. Utilisez un registre qui rattache chaque relevé bancaire, virement, facture, contrat et reçu à une seule fin commerciale. Créez un parcours financier qui commence avant le transfert et se termine par une dépense d’entreprise précise, puis associez-le à des documents démontrant qui dirigera les opérations.
La décision concrète consiste à déterminer si votre époux ou épouse signe, si un dépôt plus élevé ou une lettre de crédit peut remplacer la caution, et si la responsabilité prend fin avec le terme du bail.