Utilisez des dates exactes et expliquez les différences. Un organigramme historique corrigé et un organigramme présentant une réorganisation ultérieure répondent à des questions distinctes.
Rendre le changement vérifiable
Conservez le dossier initial et décrivez l’erreur ou le changement. Ne présentez pas un employé ou un lien hiérarchique ultérieur comme déjà présent pour donner au poste une apparence de meilleur soutien.
L’organigramme est le document que les agents lisent avec le plus de scepticisme, parce que c’est le plus facile à dessiner de façon optimiste. Une structure de holding créée une semaine avant le dépôt, ou une société américaine qui n'a rien fait depuis sa constitution, soulève un ensemble de questions différent et éventuellement une règle différente concernant les approbations de première année. Un organigramme doit montrer la nouvelle position du propriétaire aux États-Unis, la position du gestionnaire canadien et le personnel subordonné de chaque côté. Dater chaque version de l'organigramme et tenir un bref journal des changements précisant ce qui a motivé la mise à jour – une embauche, un départ ou une réorganisation – permet à l'agent de voir pourquoi la structure a évolué, et non seulement qu'elle a changé. Recouper l'organigramme avec les registres de paie et les lettres d'offre pour chaque poste indiqué confirme qu'une case sur papier correspond à un poste financé. Un organigramme, même à jour, ne démontre pas à lui seul que les postes subordonnés sont pourvus; des pièces à l'appui pour chaque poste nommé demeurent déterminantes.