Fournissez les dates pertinentes, les pièces de congé et les véritables descriptions avant et après l’absence. Précisez les contacts appropriés chez l’employeur pour clarifier les faits. Un dossier de personnel et un dossier de preuve sont constitués pour des lecteurs différents. Le premier vise à satisfaire aux obligations propres de l’employeur et contient souvent des notes médicales, des griefs et des commentaires d’évaluation qui ne répondent à rien ici. Le second doit établir les dates, l’identité de l’employeur, les tâches et les liens hiérarchiques, et il devrait contenir cela et peu d’autre chose.
Fournir les faits pertinents avec un traitement approprié de la vie privée
Précisez les preuves réellement nécessaires à l’examen d’immigration. Ne présumez pas que des détails personnels sans rapport sont nécessaires et n’omettez pas une période d’emploi pertinente simplement parce que son traitement juridique est incertain. Nommez la pièce qui tranche chaque point contesté avant de demander quoi que ce soit.
L’identité de l’employeur et le lien corporatif se règlent par les registres et les organigrammes de propriété; la continuité de l’emploi, par les registres de paie et le registre des congés; les tâches, par des organigrammes datés et la lettre d’affectation rédigée à l’époque. Les documents contemporains ont un poids que les résumés ultérieurs n’ont pas, puisqu’une lettre rédigée pour la demande décrit le passé alors qu’une lettre rédigée pendant celui-ci consignait le présent. Lorsqu’une pièce contient à la fois des éléments pertinents et étrangers, demandez à l’employeur s’il peut délivrer un extrait attesté complet pour la période plutôt que le dossier entier, et notez qui a autorisé la communication.