Conservez le document d'acquisition d'origine — facture, contrat ou entente de financement — ainsi qu'une évaluation actuelle d'un évaluateur indépendant ou d'un concessionnaire. Ajoutez numéros de série, photos, carnets d'entretien et mainlevée de toute sûreté. La provenance et le cheminement des fonds ayant servi à acheter le bien demeurent nécessaires : un relevé de solde ne suffit pas.
Remonter jusqu'à l'argent derrière la machine
Une évaluation dit ce que vaut le bien; elle ne dit pas d'où venait l'argent de l'achat. Si une machine a été payée avec des bénéfices d'entreprise, un prêt personnel, la vente d'un immeuble ou un don familial, réunissez les relevés, contrats et documents fiscaux qui relient cette source au paiement. Faites traduire les documents au besoin et conservez les montants dans leur devise d'origine, accompagnés d'une conversion datée. Les lacunes se corrigent plus facilement des mois avant le dépôt.
Un dossier présenté avant le lancement peut réussir grâce à des engagements crédibles : bail signé, entente d’approvisionnement conclue, équipement commandé, demandes de permis déposées, et un plan d’embauche montrant comment l’investisseur développera et dirigera l’entreprise. Les ententes de fabrication signées devraient préciser les parties, les produits, les quantités ou la méthode d’établissement des prix, les obligations de qualité, les dépôts, les modalités d’annulation et les conditions restantes; les bons de commande, les factures, les documents bancaires, les échantillons et la correspondance peuvent démontrer l’exécution.
Les coûts engagés pour exploiter ou acquérir l’entreprise s’analysent autrement que les honoraires payés pour préparer une demande d’immigration, et le traitement d’une facture donnée dépend de ce qu’elle a servi à acheter.