Décrivez fidèlement origine, emprunteur et obligations et fournissez les pièces demandées. Ne renommez pas les fonds comme épargne sans dette.
Relier l’entente privée au paiement réel
Distinguez l’approbation du prêteur, le décaissement et le paiement gouvernemental demandé par les instructions officielles. Une promesse privée de prêter n’établit pas que les fonds sont déjà arrivés ni que le don est terminé. Documentez l'obligation de remboursement elle-même, pas seulement le fait qu'un prêteur a accepté de prêter : la durée, l'échéancier et la question de savoir si le prêt est assorti d'une sûreté sur un actif décrivent tous un engagement que l'emprunteur a réellement pris, distinct de la volonté d'un prêteur d'avancer des fonds.
Lorsque le prêt provient d'un proche ou d'une partie privée plutôt que d'une institution, mettez les mêmes modalités par écrit quelle que soit la relation, car une entente informelle entre personnes qui se font confiance ne constitue pas en soi une obligation documentée qu'un examinateur peut vérifier. Lorsqu'une sûreté est en cause, précisez exactement quel actif en fait l'objet et vérifiez que cette description correspond aux propres dossiers du prêteur plutôt qu'à un résumé rédigé après coup. Conservez le dossier du décaissement séparément des modalités de remboursement, car l'un montre que les fonds ont été transférés et l'autre montre ce que l'emprunteur doit désormais parce qu'ils l'ont été.
Une lettre d'approbation du prêteur décrit une offre, tandis que la reconnaissance signée des modalités par l'emprunteur lui-même est ce qui montre que l'obligation a réellement été acceptée.