Les factures de fournisseurs, les registres de paie ou de contractuels, les relevés de livraison et de traitement des paiements, le bail et les factures de services publics, ainsi que l’exportation comptable qui rattache chaque écriture à une source. Les reçus de vente montrent le revenu et rien du coût qui l’a produit. Les relevés bancaires confirment des mouvements sans établir quel segment a absorbé la dépense.
Intégrer la ventilation à votre tenue de livres
Configurez des étiquettes de segment dans le fichier comptable pour que les mois à venir produisent la ventilation automatiquement, puis reconstituez les mois antérieurs à partir des pièces justificatives. Conservez vos notes de reconstitution : on peut vous demander comment un coût partagé a été réparti. La preuve de financement peut être complétée après un premier examen; un dossier incomplet est donc une tâche à faire, et non un verdict. La provenance et le cheminement licites des fonds demeurent des questions distinctes de la ventilation des coûts.
Les bons de commande, les factures, les paiements et les relevés bancaires doivent raconter une seule et même histoire. Demandez des déclarations de revenus, des fiches de paie, des licences et des contrats de fournisseurs sur plusieurs années. L’argent dans le compte de la société américaine qui pourrait être viré au Canada n’est pas engagé; une excavatrice achetée, un bail de terrain signé pour un terme et des frais de permis payés le sont.
Indiquez les paiements réels, les conditions de clôture et, s’il y a lieu, les registres de propriété mis à jour.