Préservez les pièces pertinentes reçues, leur date et leur contexte d’investissement. Confirmez comment demander les documents historiques manquants. Un compte de portail accorde une licence de consultation; il ne constitue la garde de rien. L’accès peut être suspendu, un administrateur peut partir, une plateforme peut être mise hors service, et chacun de ces événements retire un écran plutôt qu’un document — d’où la valeur supérieure d’une copie détenue par l’investisseur par rapport à un lien.
Rendre la transition traçable
Gardez les explications des rapports révisés et des différences importantes au lieu de remplacer discrètement les anciens fichiers. Une migration ne prouve pas que les preuves historiques de capital ou d’emplois sont devenues introuvables. Constituez un ensemble indépendant, classé selon ce que chaque pièce démontre plutôt que selon sa date d’arrivée.
Les conventions de souscription et de société signées avec toutes leurs modifications; les reçus et confirmations de virement de chaque apport, indiquant le payeur, le bénéficiaire et l’objet; les déclarations fiscales délivrées à l’investisseur; les rapports de création d’emplois accompagnés de la méthodologie qui les sous-tend; et la correspondance consignant ce qui a été demandé et à quel moment. Avant la mise hors service d’une plateforme, demandez par écrit une exportation de l’historique complet ainsi que la période de conservation que le projet appliquera ensuite, puis vérifiez que ce qui arrive correspond à ce qui a été annoncé. Une migration expliquée après coup se concilie plus difficilement qu’une migration documentée pendant que les deux systèmes détiennent encore les mêmes données.