Conservez la demande déposée, les avis officiels et la correspondance établissant les événements réels. Identifiez clairement les projets qui n’ont jamais été déposés. Le dossier client d’un conseiller et le dossier officiel sont constitués par des mains différentes et pour des raisons différentes. Le premier montre ce qu’un cabinet a reçu comme instructions et ce qu’il a cru être arrivé; le second montre ce qu’une administration a reçu et ce qu’elle en a fait. En cas de divergence, le second l’emporte.
Établir une chronologie vérifiable
Si une demande de retrait a été envoyée, gardez-la avec toute réponse officielle, sans affirmer une décision que les pièces ne prouvent pas. Des renseignements supplémentaires peuvent être demandés dans la procédure Gold Card; un résumé privé ne remplace pas les pièces requises. Constituez le dossier autour de trois questions : ce qui a été envoyé, la date de réception et la suite donnée.
Répondre à la première suppose la version réellement soumise plutôt que le dernier brouillon resté sur un ordinateur, puisqu’un brouillon imprimé et un dépôt imprimé se ressemblent en tous points et qu’un seul des deux constitue une preuve. Répondre à la deuxième suppose un reçu, un accusé de réception ou une preuve de transmission portant une date. La troisième trouve réponse dans les avis officiels et dans toute réaction à une demande de retrait.
Indiquez sur chaque document laquelle des trois questions il vise, et marquez clairement comme brouillons les versions non déposées, car un dossier qui mêle les deux appelle une description impossible à étayer plus tard.